Pengertian Arsip Menurut Kamus/Ensiklopedi
Pengertian
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:
- Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
- Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.
- Warkat memiliki kegunaan
- Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
- Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.
Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.
Cara Penggunaan Klasifikasi
- Klasifikasi sekolah disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan sekolah dan lain-lain dengan diberi kode angka menggunakan kode tiga angka dasar.
- Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
- Kode angka 100 s.d. 600 merupakan kode tugas-tugas substantif (tugas pokok), sedangkan kode angka 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif (penunjang).
Permendagri Nomor 78 Tahun 2012
Perincian Dasar :
000 UMUM
100 PEMERINTAHAN
300 KEAMANAN DAN KETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
Perincian Kedua :
100 PEMERINTAHAN
140 Pemerintahan Desa / Kelurahan
180 Hukum
dst.
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
410 Pembangunan Desa
420 Pendidikan
dst.