Pengertian Arsip Menurut Kamus/Ensiklopedi

Pengertian
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:

• Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
• Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat (dokumen surat) yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:

• Warkat memiliki kegunaan
• Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
• Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.

Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk dapat disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan: memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi/lembaga.

Sedangkan Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.

Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.

Cara Penggunaan Klasifikasi

Berikut adalah cara penggunaan Klasifikasi dalam administrasi sekolah:

• Klasifikasi sekolah disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan sekolah dan lain-lain dengan diberi kode angka menggunakan kode tiga angka dasar.
• Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
• Kode angka 100 s.d. 600 merupakan kode tugas-tugas substantif (tugas pokok), sedangkan kode angka 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif (penunjang).

Untuk memahami pola klasifikasi terlebih dahulu harus memahami pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

POLA KLASIFIKASI 

Permendagri Nomor 78 Tahun 2012 

tentang 

Tata Kearsipan di Lingkungan Kemendagri dan Pemda

   
       Perincian Dasar :
       000       UMUM 
       100       PEMERINTAHAN
       300       KEAMANAN DAN KETERTIBAN
       400       KESEJAHTERAAN RAKYAT
       500       PEREKONOMIAN
       600       PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
       700       PENGAWASAN
       800       KEPEGAWAIAN
       900       KEUANGAN

       Perincian Kedua : 
       100       PEMERINTAHAN
       140       Pemerintahan Desa / Kelurahan
       180       Hukum
                     dst.
       400       KESEJAHTERAAN RAKYAT
       410       Pembangunan Desa
       420       Pendidikan  
                     dst.

 selengkapnya silahkan UNDUH kode klasifikasi kearsipan dari Kementerian Dalam Negeri

TERIMA KASIH SEMOGA BERMANFAAT